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IT Solutions

컴퓨터 복잡한 파일과 문서(데이터) 관리

<복잡한 파일과 문서(데이터) 관리>

앞서 기본적인 파일들의 흐름 관리에 도움되는 포스팅을 했었다.



 

*보통 우리가 '데이터'라고 불러야 됨에 마땅한 파일들을 조금만 더 잘 정리하면, 굳이 찾고자 하는 정보(파일)를 찾는데 들이는 시간들을 줄이고, 내 생각을 컴퓨터 속에 체계화시켜 넣을 수 있다. 이러한 방법은 참 다양하게 많은데, 여러 가지 방법을 쓰는 것은 각 개인이 선택할 몫이고, 가장 맞는 것을 찾아보아야 한다.*

1. 클라우드 서비스(Cloud Service)

논리적으로는 우리에게 단순히 저장 매체로 쓰이지만 회사는 물리적인 레벨에서 효율적인 데이터 구성을 위한 투자를 많이 한다.

 클라우드 서비스란, 단순히 이야기해서 USB와 같은 오프라인 저장매체가 온라인에 있다고 생각하면 된다. 온라인에 있으므로 분실 걱정이 없으며, 만약 랜섬웨어나 바이러스에 오염이 되더라도 일정 시점 이전으로 되돌릴 수 있기 때문에 데이터 보존에 아주 중요한 역할을 한다. 물론 그러한 회사가 해킹을 당하는 사태가 벌어지면 큰일이 나겠지만, 개인의 부주의로 인한 해킹보다는 좀 더 안전한 상황일 것이다. 

*이러한 클라우드 서비스를 고를때에는 윈도우를 기준으로 파일 탐색기에서 바로 접근이 가능한 종류가 좋다. 그래야 파일을 꺼내기가 손쉽고 폴더를 통한 계층화(Layering)가 쉬워진다. 이를 통한 업무, 취미로 모으는 자료의 백업과 동시에 정리를 통하여 효율적인 파일 구조를 만들어 내는 것이다.
  • 원드라이브(Onedrive)
  • 구글드라이브(Googledrive)
  • 드롭박스(Dropbox)
  • 네이버 클라우드(Naver Cloud)

위에 나열한 서비스 말고도 다양하게 많은 클라우드 서비스가 있고 제공하는 서비스의 방법도 여러 가지로 존재한다. 이러한 클라우드 회사의 파일이 아래 사진처럼 바로 탐색기에서 접근할 수 있게 만들고 쉽게 저장하고 쉽게 활용하고 쉽게 동기화(Synchronization) 되게끔 해야 한다.

*나의 경우 원드라이브(Onedrive)를 지우라고 하지만, 사실상은 사용을 하고 있다. 메인 컴퓨터의 하드디스크(D:\)에 원드라이브의 공유 폴더로 잡고, 모든 관련 자료를 그냥 저장해 둔다. 그리고 고민하지 않는다. 왜냐하면 하드디스크가 죽는 상황이 생기더라도 그저 새로운 하드를 끼우고, 원드라이브를 새로 동기화하면 된다.   또한 선택적 동기화(Selective Synchronization)를 통해 용량이 큰 미디어 파일만을 제외한 서류 및 프로그램을 다른 모바일-데스크톱 기기들에 동기화시킨다. 그렇게 사용하면 내가 어떤 기기를 쓰든 그냥 쓰면 된다. 조금 생각해서 설정해두고, 아주 간단해지는 결과다.

 하지만 우리는 문서를 관리하는 것이, 굉장히 힘들다. 몇 자 치려고 한글문서 만들고 엑셀 만드는건 굉장히 무겁고 귀찮은 일이니까.

2. 메모관리 서비스(Memo Service)

몇자 적을 때에는 메모 서비스를 이용하는 것이 좋다. 물론 몇 자부터 시작해서 몇백 자가 될 수 있지만, 그러한 업무, 취미 프로세스도 관리해 주는 것이 좋다. 우리가 쉽게 지나치는 떠오른 생각을 데이터라고 가정해보자, 순간 떠오르는 영감과도 같은 생각을 빨리 메모에 옮겨 적거나 할 일을 체크해주는 시스템이 바로 메모관리 서비스이다. 아래는 대표적인 메모관리 서비스들이다. 사용 목적에 따라 (개인용도/협업 용도/대규모 업무용)으로 나뉘어 생각할 수 있다.

  • 에버노트(Evernote) - 내가 사용하고 있는 서비스이다.
  • 원노트(Onenote)
  • 노즈비(Nozbe) - 개인과 협업에 함께 걸쳐져 있는 서비스이다.
  • 구글 킵(Keep)
  • 베어(Bear) - Mac과 iOS 시스템에서 매우 유용한 애플리케이션이다.

에버노트를 통해 일정관리와 업무확인, 웹 앱을 통한 페이지스크랩 등 다양하게 내 생각을 정리할 수 있다.

*나의 경우 에버노트를 선택한 이유는, 먼저 맥과 Windows를 병행하여 쓰고 있는데, 기존에 사용하던 베어(Bear)는 맥과 아이폰에서는 매우 매끄럽고 유려한 디자인을 가졌지만, 윈도우에서 지원되지 않아 갈아타게 되었다. 매우 아쉽지만 결국 범용성과 체계성에서 에버노트의 손을 들어줬다. 

이러한 메모 서비스들은 유료인 경우가 있지만, 내 활동을 통제하고 관리하는데 도움이 된다면 기꺼이 가치가 될 수 있는 어플이다.

3. 결론은 어떤 애플리케이션을 골라야 하는가?

  1. 내가 편해야 된다.
  2. 내가 사용하는 모든 기기에서 돌아가야 한다.(동기화도 바로바로 돼야 한다.)
  3. 체계적 분류가 가능해야 한다.

내가 편해야 한다는 것을 가장 먼저 이야기하는 이유는 내가 불편하면 안 쓰게 된다. 내가 편한 것을 고르도록 하자. 또한 내가 사용하는 기기 중에 한 개라도 돌리지 못한다면, 불편함이 발생하게 된다. 추가적으로 동기화가 고르지 못하면, 충돌로 인한 불편함이 발생할 수 있다. 마지막으로 체계적 분류가 가능해야 한다. 내 생각과 사고를 정리해 내는 것에 의의가 있다. 이러한 것들을 잘 고민하여 선택하기 바란다. 데이터(Data)를 잘 모으고 정보(Information)로 잘 사용하기 바란다. 읽어주셔서 감사하다.